Yöneticinin Görev ve Sorumlulukları

Günümüzde apartmanlar, siteler, toplu konutlar, iş merkezleri ve plazalar kat maliklerince ya da profesyonel tesis yönetim firmalarınca yönetilmektedir. Yönetici seçimi ne şekilde olursa olsun (kat maliklerince ya da profesyonel tesis şirketlerince) yöneticinin bazı görev ve sorumlulukları vardır. Bu görev ve sorumlulukları yöneticilerin veya profesyonel şirketlerin bilmesi kadar kat maliklerinin de bilmesinde yarar vardır. Yöneticilerin görev ve sorumluluklarını öğrenmek için en doğru bilgiye kanunlarımızdan ulaşabiliriz. Bu kapsamda kaynağımız Kat Mülkiyeti Kanunu olmalıdır.Kat Mülkiyeti Kanunu’nun konuyla ilgili maddelerini incelediğimizde yöneticinin yerine getirmesi beklenen görevler:

Söz konusu gayrimenkullerin amacına uygun kullanılmasını sağlamak ve bakım-onarımını ilgilendiren tedbirleri almak

Yönetici, gayrimenkullerin kullanımının konut ise konut iş yeri ise iş yeri olarak kullanılması konusunda gerekli önlemleri almalıdır. Ortak alanlarda da bu durum geçerlidir. Spor
alanlarının, çocuk oyun alanlarının, otopark alanlarının, hamam ve sauna alanlarının, açık ve kapalı havuzların amacına uygun kullanılması için alınacak tedbir ve kontroller de yöneticinin görevlerindendir.

Kat Malikleri Kurulu’nu toplantıya davet etmek

Kat Maliki Kurulu toplantılarının belirli tarihlerde yapılması gerekmektedir. Yönetici Kat Malikleri Kurulu ile yapılacak toplantı için kat maliki kurul üyelerini toplantının tarihi ve zamanıyla ilgili tek tek bilgilendirmelidir.

Kat Malikleri Kurulu’nda alınan kararları uygulamak, yerine getirilmesini sağlamak

Düzenlenen Kat Malikleri Yönetim Kurulu’nda söz konusu gayrimenkul ve yönetimdeki işleyiş ile ilgili alınan tüm kararların uygulama boyutuna geçmesinde yönetici görevlidir. Alınan
kararlar doğrultusunda iş dağılımını yapmak yapılan işleri kontrol etmek ve sonuç olarak da alınan kararların yerine getirilmiş olması yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Söz konusu gayrimenkulün ya da gayrimenkullerin sigorta ettirilmesi

Anagayrimenkulün ortak alanlarının makine techizatlarının demirbaşların olası risklere karşı sigortalanması konusunda alınan karar doğrultusunda sigortalanma sürecini yürütür.

Gayrimenkullerin her türlü onarım temizlik ve bakım vb. tüm işler için para toplaması ve bu hizmetleri yerine getirmesi

Gayrimenkullerdeki asansörlerin ve kaloriferin belirli periyotlarda kontrol ettirilmesi ve gerekli görüldüğü zamanlarda ise onarılması gerekmektedir. Periyodik bakım ve onarımlar,
ana gayrimenkulün ortak alanlarına dair temizlik hizmetinin düzenli olarak yaptırılması ve iş takibi yöneticinin görevidir. Tüm bu bakım, onarım ve temizlik hizmetleri için gerekli olan
bütçeyi belirlemek kat maliklerine pay etmek ve kat maliklerinden söz konusu bütçeyi tahsil etmek de yöneticinin görevidir. Söz konusu giderler için ayrılacak bütçe daha önceden
belirlenmiş bir tarihte düzenli olarak tahsil edilmelidir.

Gayrimenkullerin tümüne gelen tüm tebligatları kabul etmesi akınan kararlar ile ilgi kat maliklerine veya bağımsız bölümlerde herhangi bir şekilde ikamet edenlere tebligat yapılması

Yönetim adına belediyelerden, vergi dairelerinden, SGK dan vb resmi kurumlardan gelen tebligatları kabul etmek , genel kurullarda alınan kararları veya resmi gazetede yayınlanan ve toplu yaşam alanlarını ilgilendiren her türlü kanun, kararname vb durumları kat maliklerine ve/veya bağımsız bölümlerde herhangi bir şekilde ikamet edenlere tebliğ etmek yöneticinin görevlerindendir.

Söz konusu gayrimenkulün yönetici sıfatı olmak şartıyla kendi adına banka hesabı açması

Yönetici belirli tarihlerde kat maliklerinden giderler için (bakım, onarım, temizlik hizmetleri vb.) ücret tahsil eder demiştik. Bu tahsilatın bir banka hesabında olması gerekmektedir.
Gerekli olduğu zamanlarda giderler için kullanılmak üzere bu banka hesabından para çıkışı sağlanmalıdır. Söz konusu banka hesabını yönetici açar. Fakat burada önemli olan husus yönetici anagayrimenkulün yöneticisi sıfatıyla site yönetimi adına hesap açmalıdır.

Gayrimenkule ait defterleri ve belgeleri tutmak ve saklamak

Yönetim faaliyetlerinin alınan kararların genel kurul kararlarının işlendiği karar defterinin tutulması, işletme projesi dahilinde yapılan harcamaların ve tahsil edilen aidatların işlendiği işletme defterini tutmak ve yapılan harcamalar ile ilişkili tüm gider pusulası, makbuz ve faturaları saklamak yöneticinin görevleri arasındadır.

İşletme projesini hazırlamak

Anagayrimenkulün bakım, onarım, enerji ve malzeme sarfiyatı, personel maaliyetleri gibi yıllık tahmini gider tutarlarının hesaplanması, bu giderlerden bağımsız alanlara pay edilen tahmini miktarın belirlenmesi ve giderleri karşılamak için bağımsız alanlardan toplanacak aidat miktarının hesaplanması yöneticinin görevleri arasındadır. Yapılan bu işletme projesi kat maliklerine ve/veya bağımsız bölümlerde herhangi bir şekilde faydalananlara tebliğ eder.

Yöneticiler kat malikleri için vekil sorumluluğundadırlar. Örneğin açılmış bir dava ileilgili gerekli bilgilendirmeleri kat malikleri ile paylaşır.
Yöneticinin bir diğer sorumluluğu hesap vermektir. Yönetici belirli tarihlerde gayrimenkul ile ilgili o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve giderlerin (harcamaları) hesabını Kat Malikleri Kurulu’na verme sorumluluğundadır.